Für das Screening gelten strenge Regeln

Beim Screening muss man sich allerdings an gewisse Grundregeln halten. Es ist nicht erlaubt, den Namen des Bewerbers zu googeln und einen kurzen Blick auf seinen Instagram-Account zu werfen. Laut der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die seit 2018 in Kraft ist, dürfen Informationen nur dann online gesammelt werden, wenn ein berechtigtes Interesse besteht und sie für die Stelle notwendig sind.

Eine Bonitätsprüfung für eine Krankenschwester ist also nicht erlaubt. Bei einem Job, bei dem es um viel Geld geht, ist es aber wichtig zu wissen, ob jemand Schulden hat oder in Betrügereien verwickelt war. Die Überprüfung muss auch verhältnismäßig sein. Bei einem Systemadministrator oder einem Mitarbeiter im Gesundheitswesen, der Zugang zu vielen vertraulichen Informationen hat, ist eine gründlichere Überprüfung eher gerechtfertigt als bei einem Busfahrer.

Eine weitere Regel ist, nur nach Daten zu suchen, die für die jeweilige Tätigkeit relevant sind. Fotos vom Besuch eines Tanzfestivals von jemandem, der sich als Automechaniker bewirbt, sind nicht relevant. Außerdem ist es wichtig, die Bewerber vorab über die Art der Überprüfung zu informieren. Auf diese Weise wissen alle Bewerber, worauf sie sich einlassen, und Bewerber, denen ein solches Screening nicht zusagt, haben die Möglichkeit, sich zurückzuziehen.

Prüft nur die für geschäftliche Zwecke genutzten Social Media Kanäle

Wie bereits erwähnt, solltet ihr nicht einfach in privaten Fotos auf sozialen Medien herumstöbern. Beschränkt eure Nachforschungen daher auf soziale Medien, die ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden, wie LinkedIn oder Twitter, wenn jemand viele Tweets über seinen Arbeitsbereich sendet.

… und versucht, nicht auf gesperrte Bereiche zuzugreifen

Darüber hinaus ist der Versuch, auf eingeschränkte Teile des Profils einer Person in den sozialen Medien zuzugreifen, verboten. Das Senden einer Freundschaftsanfrage, damit ihr die gesamte Timeline eines Bewerbers auf Facebook sehen könnt, ist nicht erlaubt. Und wenn ihr dies trotzdem tut, ist die Zustimmung nicht rechtsgültig, da ein Abhängigkeitsverhältnis besteht.

Überprüft das Zeugnis

Wie bereits erwähnt, könnt ihr den Angaben in einem Lebenslauf nicht blind vertrauen. Nicht selten werden Diplome oder Zeugnisse gefälscht. Es kann also sinnvoll sein, auch nach dem Originaldiplom zu fragen, falls ihr Zweifel habt.

… und Referenzen

Eine gute Möglichkeit, mehr über die Fähigkeiten eines Bewerbers zu erfahren, ist die Einholung von Referenzen. So könnt ihr euch ein besseres Bild von der Berufserfahrung, der Arbeitseinstellung und dem Charakter des Bewerbers machen.

Auch hier solltet ihr vorher das Einverständnis des Bewerbers einholen. Wenn möglich, solltet ihr versuchen, mindestens zwei Referenzen einzuholen. Es kann vorkommen, dass ein (ehemaliger) Arbeitgeber ein gefärbtes Bild zeichnet, weil er ein Interesse daran hat, den Bewerber zu behalten.

Achtet auch darauf, gründlich nachzufragen. Fragt zum Beispiel nach den Stärken und Schwächen des Bewerbers und bittet um konkrete Beispiele. Eine weitere gute Frage ist, ob die Referenzperson den Bewerber wieder einstellen würde. Wenn die Antwort ein klares Ja ist, ist der Bewerber wahrscheinlich der Richtige. Wenn die Antwort jedoch zögerlich ausfällt, ist Vorsicht geboten.

Übernehmt die Verwaltung der Referenzen

Der Bewerber bringt seine Referenzen selbst mit, aber ihr als Arbeitgeber könnt darauf Einfluss nehmen, indem ihr bestimmte Wünsche mitteilt. Ein früherer Arbeitgeber hat Beurteilungs- und Leistungsgespräche geführt und kann daher einen guten Überblick über die Leistungen und die Arbeitseinstellung des Bewerbers geben.

Ihr könnt auch nach dem Namen eines direkten Kollegen fragen, der eng mit dem Bewerber zusammengearbeitet hat. Dadurch kann sich ein vollständigeres Bild ergeben.

Ich habe etwas gefunden, was nun?

Wenn ihr auf Informationen gestoßen seid, die euch stutzig machen, teilt dies dem Bewerber mit und gebt ihm die Möglichkeit, sich zu erklären. Bedenkt auch, dass die Möglichkeit besteht, dass die Informationen, die ihr gefunden habt, falsch sein könnten.

Erwägt die Auslagerung des Screenings an eine externe Partei

Das Screening kann auch von einer Screening-Agentur durchgeführt werden. Das nimmt viel Arbeit ab. Außerdem kennt eine Screening-Agentur die Datenschutzbestimmungen und weiß genau, worauf zu achten ist.

Ein Screening ist nie absolut sicher

Trotz aller Sorgfalt müsst ihr euch darüber im Klaren sein, dass immer etwas schief gehen kann. Stellt daher sicher, dass ihr das Risiko von Betrug oder Missbrauch in eurer Organisation minimiert und die Regeln ordnungsgemäß durchsetzt.

Zum Beispiel ist eine strenge Genehmigungspolitik für Funktionen, in denen Mitarbeiter Zugang zu Daten haben, sehr wichtig, und das Vier-Augen-Prinzip ist keine unnötige Bequemlichkeit bei wichtigen Transaktionen.